دورة المشتريات

1- PR (Purchase Request) 

اسمة ناس كتير بتغلط فيه دا اسمة طلب الشراء وليس امر الشراء وبيعدة الادارة اللى بتطلب الشراء يعنى مثلاً عند نقطة معينة تسمى نقطة الطلب (Reorder Level or Point)
بيقوم محاسب المخازن بإعداد PR ويعدية على المدير المخول له الصلاحية غالباً بيبقى مدير المخازن (ِApproval Cycle).

كمان ممكن اى ادارة تانيه تعملة مثلاً الادارة الماليه عايزه مكتب للمحاسب الجديد تعمل PR وتبعة لادارة المشتريات قبل ما يروح ادارة ال Procurement لازم الأول يأخد تأشيره من مدير القسم او المحدد له القيام بذلك زى ما قلنا مسبقاً فى Approval Cycle . 
ال PO بيبقى فيه ايه : 
اسم الصنف (item) والوصف بتاعة (Description) والوقت المطلوب فيه المنتج (Time) والكمية (َQuantinty) وبتسب قصه تحديد المورد والسعر لادارة المشتريات 

2-RFQ&PO (Request For Quotation & purcahses order) 

ادارة المشتريات بتتلقى ال PR من الادارات المختلفة ممكن يكون بالايميل وممكن بالموبيل بس الأفضل يبقى من خلال ال System ودا اللى بيتم فى الشركات المحترمة وتشوف شويه حجات : 
اولها لو عندى مورد ثابت بعقود للمنتج المطلوب زى الفل اعمل ال PO واشوف مدى الصلاحية لاجراء PO بالكميات والمبالغ المطلوبة ولا لا من الموزانة المحددة مسبقاً (Budget) وبعدين ابعت اخد ال Approve وطبعاً فى الحالة دى المورد أو ال Vendor محدد والسعر محدد فى العقود conracts بتاعتى . 
طيب لو مفيش عقد يا نجم ؟ بنشوف حسب حجم المشتريات المطلوبة وتكلفتها وسياسات ادارة المشتريات بنعمل مناقصة او بنجيب عروض اسعار (َQuotation) .
يبقى للتسهيل هنعمل قبل ال PO لو معندناش مورد هنعمل REF أو طلب عروض اسعار اسمة Request For Quotation . بنبعت للموردين نطلب منهم يبعتوا لينا عروض اسعار بنختار منها ونعمل عقود توريد رسمية بقى خلى بالك دا اول الاوراق الرسمية ونجيب العقود ونطلب PO وفقاً للشروط المحددة (السعر والوقت وشروط الشحن وشروط الدفع والخصومات والقصص دى كلها اللى المعلم محاسب الموردين (Accounts Receivable ) هيسجلها على ال System) .

3- GRN (Goods Recept Note) 

إدارة المشتريات خلصت وبعتت العميل استجاب واحضر الطلبية بيدخل على الوزن لو فيه او فحص الجوده بعدين يدخل المخازن ومعاة الفاتورة ونسخة من ال PO اللى شركتنا طالباة يطلب مننا كإدارة مخازن نمضى على طلب استلام وبيتعمل محضر استلام ومحاسب المخازن بيمضى بالاستلام وبتمضى اللجنة المشكلة من المشتريات والجودة والمخازن وبالتالى بيعمل محاسب المخازن اذن اضافة للمخزون .
ال GRN مهم لسببين : 
1- أظهار التأثير على الPO على ال System سواء بالاستلام الجزئى او الكلى او الرفض
2- بتعمل اشعار لمحاسب الموردين أن استلمنا الاصناف واضافت فى المخازن راجع فواتير وشوف استحقاقات المورد . 

4-IV (Invoice identification) 

فحص الفاتورة عمل محاسب الموردين بيجيلة مستندات المعاملة فاتورة المورد Invoice وال PO ,وال GRN بيطابق ويراجع ويشوف دنيتة وبعدين يعملة فاتورة مشتريات لو التطابق كان سليم لو فى اختلافات طبعاً بيقف يراجع ويتفقوا على تسويه لان ممكن تكون الفاتورة باكتر من ال Po انا طالب 100 وحدة مسجلهالى 200 فى الفاتورة وال GRN بيقول استلم 120 ؟ ينفع اسجل ؟

5- Payment : 

وفقاً لشروط السداد محاسب المودرين بيعمل شيك او اذن صرف للمورد لو نقداً او بيصدرله الفاتورة ويقوله ابقى عدى علينا لو بالاجل . 
اتمنى اكون وضحت الصورة ولو حد عنده اضافة يوضحلى او لو مش مرتب خطوات او ناسى حاجة اكون شاكر لنصحكم .